第三章 国际工厂的稽核

工厂核准程序

为了能从Jones的公司收到拔款或者得到订单,所有的工厂一定要被核准.核准程序一开始要服从贸易商或者工厂来适应生产部门的要求,.质量管 理人员将会参观任一工厂,或者将会从贸易商或者工厂关于质量和生产量的陈述.在被生产部门核准后,将会区分对工厂的产品总表,,并将工厂的签名的产品总表 通过电子文档的形式发给服从部门.

服从部门收到签名的产品总表,并将其信息以新的工厂的形式输入数据库.从数据库中,可以直接生成发票并将以邮件的方式给工厂或者是卖方,并且给 贸易商所指定的的商人.每个卖者和工厂都将有责任支付1750美金,这项计划将于2004年1月1日起实施.这是每年初期审计的费用,如果在一年需要多次 稽核时,工厂将也要承担附加费用863美金.1750美金和863美金在多数的国家内应用,并做为监控公司为职员的差旅费用.如果工厂内没有当地的监控费 用,那这个稽核的费用将会先开在工厂的发票上.有些地区可以不设监控代表,但不局限于 Mongolia,Uzbekistan,Lesotho等地方.在对收到的支票和通知的基础上,稽核制度会排一份时间表在内部和外部,这将取快于选定的 区域和获取结果的速度.

一旦完成了稽核,结果将会做如下的报告:

外部稽核-监控-GSC或Intertek-稽核的平台,检查报告并尽快把报告和追踪的结论的复本给Jone.同时,监控部门要把追踪的结论也 要快速的给工厂.Jones也会快速的将追踪的结论给商人或者贸易商的代表.

内部稽核-在稽核的同时,监控人员要准备一份违反稽核的确认表格,上面要依次列出需要改善的项目.然后让工厂的经理或代表签名,一份工厂留底, 一份给监控者.在稽核的当天或第二天监控者将要在公司里把违反稽核的确认表格给予商人.

这个稽核的结果将会决定是否工厂能够被批准,是否我们需要在批准前就接受CAP,是否有必要重新进行稽核.稽核的程序将会在下面更加具体的描 述.

1.      稽核的程序

稽核人员一定要流利的说当地的语言,如果Jones的职员不熟悉当地的语言,我们将会雇一名翻译,或者改用外部的稽核人员,以便我们内部的工作 人员能够熟悉每个地区,每个工厂的标准,在某种意义上,稽核将由外部的监控公司构建,并且要求他们有多种的语言基础,这一成本禁止加给JAG的稽核人员或 者强迫加给稽核的工厂.

当到达工厂时,稽核人员将会根据工厂的管理来安排稽核的目标.包括最初的接见,稽核人员也要参观工厂.要参观主楼,内部兼外部,工作车间,宿舍 和饭堂.如果有和要的话,要走进宿舍参观,在所有程序宛成后,也可以根据工厂的地理位置他细参观宿舍.

2.      职员面试

职员面试是稽核的组成部分.JAG认为面试是非常重要的稽核项目.面试应该在一个单独的房间里,为了更好的管理,最好不能被听见,也不能被看 见.依照稽核人员的判断,面试应该经过一些小的程序.在某种情况下,如果职员不能真实的回答面试所提出的问题,那么将会有必要在工厂的外进行复试.不过不 能利用上班时间进行.

主考官的选择由稽核人员进行判断.决不接受预先先好监考官.通常情况下,将选择25岁的人员;也可根据稽核人员的观察进行增加或减少.具有代表 性的面试应该选择劳动力的代表参加,将会从工厂不同的工作,不同的区域进行选择.对于接下来的稽核,面试将会减少到15岁,或者超过25岁.稽核人员将会 根据先前的稽核发现来确定是否面试的人员和在最初稽核的面试是同样的.

稽核的关税将由稽核团-一名稽核人员将执行对所有职员的面试当工厂做敷衍时,一部分由敷衍工厂稽核团承担,另一部分由参与面试的人员承担

3.      工厂的检验记录

除了管理和职员的面试外,稽核也由评论职员的工作情况和薪水进行核查.被选择的职员将会进行复试,并进行下一步的工作.

稽核人员将要求面试人员提供一份职员政策和程序手册的复印件和工厂的规定的复印件.我们将检查个人的记录,如下:

    身份证复印件

    雇佣日期

    所提供的福利以及对纳税和扣留的认可

    记录离职日期

    雇佣合同

    确认雇主给予职员的劳动合同和工厂规则

    身体检查表

    工作申请表

我们也会检查薪水记录.这份记录上面要有薪水日记帐和发薪水的日期.更好的做法是,在自动时间保存系统中,用一张时间记录卡来记录时间.如果没 有自动的系统,那就要记录每个职员的上下班时间.职员一定要在缺席或者迟到的记录上签名.加班也应记录上.

4.      工厂改革的行动计划

在完成所有稽核的范围后,稽核人员还要完成一份改革的行动计划.(简称CAP)在CAP上应记录没有按劳动法或者是JAG标准规定的工厂的不符 合项目.在CAP上所记录的项目若是合理的,那就会个性程序.

稽核人员应在离开前请工厂的经理在CAP上签字.若经理不同意上面所列出的项目,那就需要做出反应并将结果送到在国外的服从公司,这需要在稽核 的10天内完成.

5.      及时的行动计划

JAG希望和所有生产我们公司产品的工厂建立非常信任的商业关系.为了维持现有的关系,我们要求工厂的管理人员要在稽核的10内做出反应,大至 要达到全面的依从.我们已经为每个项目分配了合适的时间,但根据我们的理解有时资料不能及时的提供给我们.若工厂的管理人员感觉所分配的时间不充足,那我 们依个别面做调整.

依从部门的稽核人员不能急于行动计划-它是每个生产部门和贸易商和工厂同步的标准,从而确保CAP能够递交.如果在稽核后30天内没有收到 CAP或者售价的信件,那么将会发送一份最后的通知.接着工厂在收到最后通知的5天内填写CAP,否则工厂将暂不能接新的订单.

6.      追踪稽核

追踪稽核的时间将根据我们从工厂收到的行动计划来安排.如果没有收到行动计划,我们将依照规定的限度来做适当的修改.